В 4 главе стандарта рассматриваются вопросы, связанные с контекстом и процессами

Рассмотрим их подробнее.

4. Контекст организации

Этот пункт, который устанавливает контекст EMS и то, как бизнес-стратегия поддерживает это. “Контекст организации” – это пункт, который лежит в основе остальной части стандарта. Это дает организации возможность идентифицировать и понять факторы и стороны, которые могут повлиять, как положительно, так и отрицательно, на EMS. В отличие от старого стандарта, новый предполагает, что вы должны понять внешний контекст вашей организации и ее внутренний контекст, прежде чем устанавливать в ней систему экологического менеджмента (EMS). Это означает, что вам необходимо выявить и понять внешние проблемы и внешние условия окружающей среды, которые могут повлиять на систему экологического менеджмента вашей организации и на результаты, которых она намерена достичь. Это также означает, что вам необходимо выявить и понять внутренние проблемы и внутренние условия окружающей среды, которые могут повлиять на вашу систему экологического менеджмента и на результаты, которых она намерена достичь. Новый стандарт ISO 14001:2015 также требует от вас выявления заинтересованных сторон, имеющих отношение к вашей системе экологического менеджмента, и определения их потребностей и ожиданий. Как только вы это сделаете, вам нужно будет изучить эти потребности и ожидания и понять, какие из них стали обязательными к исполнению. Но зачем всё это нужно? Это необходимо, потому что ваша система управления рисками должна уметь справляться со всеми этими факторами. Как только вы поймёте контекст, вам нужно будет использовать эти знания, чтобы определить свою систему управления рисками и проблемы, с которыми она должна справляться.

 

4.1 Понимание организации и ее контекста

Этот пункт требует от организации рассмотрения широкого спектра потенциальных факторов, которые могут повлиять на систему управления с точки зрения её структуры, сферы применения, внедрения и функционирования. К областям, требующим рассмотрения, относятся:

1. условия окружающей среды, связанные с климатом, качеством воздуха, качеством воды, землепользованием, существующим загрязнением, доступностью природных ресурсов и биоразнообразием, которые могут либо влиять на цели организации, либо зависеть от её экологических аспектов;
2. внешние культурные, социальные, политические, правовые, нормативные, финансовые, технологические, экономические, природные и конкурентные условия, будь то международные, национальные, региональные или местные;
3. внутренние характеристики или условия организации, такие как её деятельность, продукты и услуги, стратегическое направление, культура и возможности (то есть люди, знания, процессы, системы).

 

4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон

Пункт 4.2 требует от организации определения потребностей и ожиданий «заинтересованных сторон», как внутренних, так и внешних. К заинтересованным сторонам могут относиться:

• Сотрудники
• Подрядчики
• Клиенты/Заказчики
• Поставщики
• Регуляторы
• Акционеры
• Соседи
• Неправительственные организации (НПО)
• Родительские организации

Очевидно, что, хотя рассмотрение контекста и заинтересованных сторон должно соответствовать сфере применения и стандарту, оценка должна быть уместной и соразмерной. Также очевидно, что результаты, полученные в соответствии с пунктами 4.1 и 4.2, являются ключевыми исходными данными для оценки и определения рисков и возможностей, необходимых в соответствии с пунктом 6. Для сбора этих исходных данных можно использовать различные методы и подходы. Как и в случае с любым значительным пересмотром стандартов, мы надеемся, что для этого будет разработан ряд методов и примеров. Некоторые текущие примеры включают;

Внутренние и внешние проблемы

• Ключевые экономические и рыночные изменения могут повлиять на организацию. Ваша организация, вероятно, хорошо осведомлена о том, что происходит на её рынках, но это может происходить бессистемно.
• Технологические инновации и разработки также являются критически важной областью для успеха вашего бизнеса и, вероятно, также отслеживаются и обсуждаются на многих уровнях.
• Нормативно-правовое регулирование — ваша организация следит за целым рядом внешних нормативных актов. Если вы их пропустите, это может серьёзно навредить вашему бизнесу. Если же вы будете получать информацию о них заранее, вы сможете более эффективно управлять рисками.
• Политическая и иная нестабильность — если, например, вы полагаетесь на сырьё из одной конкретной страны, в которой наблюдается серьёзная нестабильность, весь ваш бизнес может оказаться под угрозой; или если существуют серьёзные экологические проблемы, связанные с источником материалов или товаров, это может иметь значительные репутационные последствия.
• Организационная культура и отношение к работе — эффективная и мотивированная рабочая сила окажет на вас положительное влияние, и многие организации собирают отзывы сотрудников.

Внутренние и Внешние Стороны

• Мероприятия по привлечению заинтересованных сторон уже широко используются для консультаций с заинтересованными сторонами и выявления проблем и вопросов. Чаще всего они проводятся крупными организациями, участвующими в инициативах по корпоративной социальной ответственности.
• Крупные промышленные предприятия со значительными рисками для здоровья и окружающей среды часто проводят консультации с местными сообществами и неправительственными организациями по вопросам экологии, планирования и развития.
• Встречи и другие взаимодействия с регулирующими органами могут затрагивать, например, важные вопросы, связанные со спецификацией продукции и соответствием экологическим требованиям, а также вопросы, связанные с регулирующими органами, по соблюдению и разработке новых требований и стандартов.
• Встречи с сотрудниками, консультации и обратная связь — всё это уже должно происходить, но, возможно, это подтолкнёт к более активным действиям по улучшению области, которая подвергалась риску «формального соответствия» стандарту ISO 14001:2004.
• Отзывы о поставщиках и управление взаимоотношениями — многие организации стараются извлечь гораздо больше взаимной выгоды из отношений между поставщиками и клиентами, которые имеют решающее значение для общего успеха.
• Отзывы клиентов и управление взаимоотношениями — конечно, это основа всех стандартов и ключ к успеху.

Возможно, когда вы задумаетесь о том, как вы решаете ключевые проблемы и с каким количеством заинтересованных сторон вы уже взаимодействуете, вы будете приятно удивлены. Возможно, вы взаимодействуете только с ограниченным количеством внутренних и внешних сторон, но сейчас самое время задуматься о том, достаточно ли этого и не упускаете ли вы какие-то хорошие возможности. Есть много способов решить эту проблему, и, надеюсь, по мере рассмотрения этой части стандарта появятся новые и усовершенствованные подходы. Подходы могут включать:

• Сводная информация по ряду существующих подходов, перечисленных выше (например, краткий отчёт),
• Информация, обобщённая в рамках входных данных для реестров рисков и возможностей (например, для ISO 14001 это может быть дополнительным процессом при выявлении экологических аспектов и воздействий),
• Записано в простой электронной таблице,
• Регистрируется и поддерживается в базе данных,
• Запечатленный и записанный на ключевых встречах.

Эти положения требуют от организаций чёткого и логического мышления о том, что может повлиять на их системы управления как изнутри, так и извне, и чтобы они могли продемонстрировать, что эта информация отслеживается и анализируется. Это также требует от организаций проведения обсуждений на самом высоком уровне, поскольку сбор вышеуказанной информации затруднителен без подхода на высоком уровне.

4.3 Определение сферы применения системы экологического менеджмента

Область применения системы экологического менеджмента предназначена для уточнения физических и организационных границ, к которым применяется система экологического менеджмента, особенно если организация является частью более крупной организации. Организация может свободно и гибко определять свои границы. Этот пункт требует от организации учитывать данные из разделов 4.1 и 4.2, а также поставляемые товары и услуги. Это должно способствовать более чёткому и логичному подходу к определению области применения, основанному на внешних и внутренних требованиях. Область применения не должна использоваться для исключения видов деятельности, процессов или мест, которые имеют значительные экологические аспекты и влияние, а также для того, чтобы избежать областей с чёткими обязательствами по соблюдению требований. Область применения должна быть чётко задокументирована и опубликована. Эти более чёткие требования к определению области применения приведут к большей ясности в мышлении организаций при определении области применения системы управления. Органы по сертификации, как и прежде, будут обращать внимание на то, как организация определила сферу своей деятельности, чтобы убедиться, что она соответствует требованиям и точно отражена в системе управления, а также в сфере действия любого выданного сертификата.

4.4 Система экологического менеджмента

В этом пункте, по сути, говорится о том, что организация должна создать, внедрить, поддерживать и постоянно совершенствовать систему управления для достижения запланированных результатов, в том числе повышения экологических показателей. Это также должно быть знакомо организациям, которые внедряют системы управления для обеспечения соответствия требованиям и совершенствования. Этот пункт также в большей степени ориентирован на то, чтобы организации лучше понимали спектр процессов, относящихся к сфере применения системы управления. Термин «процесс» определяется как «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входные данные в выходные».
Для тех, кто придерживается системы управления, лежащей в основе вашего бизнеса, это, вероятно, станет неотъемлемой частью вашей системы управления. Однако вам, возможно, потребуется проанализировать, насколько эффективно вы связываете эти процессы и понимаете, как они влияют друг на друга и на бизнес. Это также должно повысить значимость и ценность системы для бизнеса, поскольку она должна способствовать более глубокому анализу ключевых бизнес-процессов и важнейших аспектов этих процессов. С практической точки зрения это потребует от организации более тщательного анализа своих процессов и обеспечения чёткого понимания того, как они взаимодействуют друг с другом, а не работают как изолированные процедуры без пересечений.
Пункт 4 вводит некоторые существенные новшества в мир систем управления и может стать вызовом для некоторых организаций, которые не рассматривали систему управления как неотъемлемую часть бизнеса. Он направлен на повышение систем управления до более высокого уровня и на то, чтобы они занимали более важное место в работе организации. Такой подход является абсолютно правильным и логичным.

Ниже приведём непосредственно сами требования стандарта в отношении среды организации:

4 Среда организации

4.1 Понимание организации и ее среды

Организация должна определить внешние и внутренние факторы, относящиеся к ее намерениям и влияющие на ее способность достигать намеченного(ых) результата(ов) ее системы экологического менеджмента. Такие факторы должны включать в себя экологические условия, на которые влияет орга­низация, или которые способны повлиять на организацию.

4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон

Организация должна определить:

1. a) заинтересованные стороны, имеющие отношение к системе экологического менеджмента;
2. b) соответствующие потребности и ожидания (т. е. требования) этих заинтересованных сторон;
3. c) какие из этих потребностей и ожиданий становятся ее принятыми обязательствами.

4.3 Определение области применения системы экологического менеджмента

Организация должна определить физические и организационные границы области системы эко­логического менеджмента, чтобы установить область ее применения.

При определении области применения организация должна рассматривать:

4. a) внешние и внутренние факторы (4.1);
5. b) принятые обязательства (4.2);
6. c) подразделения, функции. организации и ее физические границы;
7. d) виды деятельности, продукцию и услуги;
8. e) полномочия и возможность осуществлять управление и воздействие.

Как только область применения определена, все виды деятельности, продукция и услуги органи­зации, охватываемые областью применения, должны быть включены в систему экологического менед­жмента.

Область применения должна разрабатываться, актуализироваться и применяться как документи­рованная информация и быть доступна заинтересованным сторонам.

4.4 Система экологического менеджмента

Для достижения намеченных результатов, включая улучшение экологических результатов дея­тельности, организация должна разработать, внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему экологического менеджмента, включая необходимые процессы и их взаимодействия, в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

Организация должна учитывать знания, полученные в соответствии с 4.1 и 4.2, при разработке и поддержании системы экологического менеджмента.