В 7 главе стандарта рассматриваются вопросы, связанные со средствами обеспечения

Рассмотрим их подробнее.

Этот пункт посвящён реализации планов и процессов, которые позволяют организации соответствовать требованиям системы экологического менеджмента. Проще говоря, это очень серьёзное требование, охватывающее все потребности системы экологического менеджмента в ресурсах. Организациям необходимо определить необходимую компетентность сотрудников, выполняющих работу, которая, находясь под их контролем, влияет на экологические показатели, на их способность выполнять обязательства по соблюдению нормативных требований, и обеспечить их соответствующее обучение. Кроме того, организациям необходимо убедиться, что все сотрудники, выполняющие работу под контролем организации, осведомлены об экологической политике, о том, как их работа может на неё повлиять, и о последствиях несоблюдения требований EMS. Наконец, существуют требования к «задокументированной информации», которые касаются создания, обновления и контроля конкретных данных.

7.1 Ресурсы

Основная цель этого общего требования заключается в том, что организация должна определить и предоставить ресурсы, необходимые для создания, внедрения, поддержания и постоянного совершенствования системы экологического менеджмента, охватывающей все аспекты работы с персоналом и инфраструктурой. Хотя это и не указано в стандарте ISO 14001, стандарты ISO 9001 содержат очень интересное дополнительное требование, называемое «организационные знания», которое связано с обеспечением того, чтобы организация понимала внутренние и внешние потребности в знаниях и могла продемонстрировать, как они удовлетворяются. Сюда также можно отнести управление знаниями о ресурсах и обеспечение эффективного планирования преемственности кадров, а также процессы сбора индивидуальных и групповых знаний. Это не задокументированное требование стандарта ISO 14001, но оно актуально и полезно в качестве общего принципа.

7.2 Компетентность

Для определения компетентности необходимо установить критерии компетентности для каждой функции и роли, имеющих отношение к системе экологического менеджмента. Затем их можно использовать для оценки существующей компетентности и определения будущих потребностей. Если критерии не соблюдаются, необходимо принять меры для устранения пробелов. Может потребоваться обучение или перераспределение обязанностей. Для демонстрации компетентности необходима сохранённая задокументированная информация. Программы найма и адаптации, планы обучения, тесты навыков и оценки персонала часто служат доказательством компетентности и её оценки. Требования к квалификации часто указываются в объявлениях о найме и должностных инструкциях. Согласно стандарту, в качестве подтверждения квалификации требуется документально подтверждённая информация.

7.3 Осведомленность

Персонал должен быть осведомлён об экологической политике, важных аспектах и последствиях, имеющих отношение к их деятельности, о том, как они способствуют достижению экологических целей, об экологических показателях и обязательствах по соблюдению требований, а также о последствиях несоблюдения требований.

7.4 Коммуникация

Эффективная коммуникация необходима для системы управления. Высшее руководство должно обеспечить наличие механизмов, способствующих этому. Следует признать, что коммуникация является двусторонней и должна охватывать не только то, что требуется, но и то, что было достигнуто. В стандарте ISO 14001:2015 подчеркивается важность внутренних и внешних коммуникаций. Это подчеркивает важность заинтересованных сторон в вопросах окружающей среды. В этом подпункте также чётко указано, что в отношении экологической отчётности и связанных с ней коммуникаций организация должна «обеспечивать, чтобы передаваемая экологическая информация соответствовала информации, полученной в рамках системы экологического менеджмента, и была достоверной». Это отличное дополнение, соответствующее другим стандартам корпоративной отчётности. Оно также подчёркивает необходимость планирования и реализации процесса коммуникаций в соответствии со знакомыми принципами «кто, что, когда, как».

7.5 Документированная информация

Новый стандарт ISO 14001:2015 также устранил давнее различие между документами и записями. Теперь и то, и другое называется «документированной информацией». Не совсем понятно, почему ISO решила отказаться от двух понятных концепций и заменить их одной, которая неоправданно сложна и непонятна. Согласно определению ISO, термин «документированная информация» относится к информации, которая должна контролироваться и поддерживаться в актуальном состоянии. Таким образом, всякий раз, когда в стандарте ISO 14001:2015 используется термин «задокументированная информация», подразумевается, что вы контролируете и поддерживаете эту информацию и носитель, на котором она хранится. Однако это ещё не всё. В приложении к новому стандарту ISO 14001:2015 (A.3) далее говорится, что «в этом международном стандарте фраза «сохранять задокументированную информацию в качестве доказательства» означает записи, а «поддерживать задокументированную информацию» означает документацию, отличную от записей». Таким образом, всякий раз, когда новый стандарт ISO 14001 ссылается на документированную информацию и просит вас сохранять эту информацию, речь идёт о том, что раньше называлось документами, и всякий раз, когда он просит вас сохранять эту информацию, речь идёт о том, что раньше называлось записями. Таким образом, иногда документированная информация должна поддерживаться в актуальном состоянии, а иногда её необходимо сохранять (вопреки официальному определению ISO). Таким образом, в то время как официальное определение термина «документированная информация» не проводит различия между документами и записями, используя слова «поддерживать» и «сохранять» и объясняя, что это значит (согласно Приложению A), основная часть стандарта фактически восстанавливает это различие. Другими словами, в то время как документы и записи были официально выдворены за дверь, на самом деле их впустили обратно через чёрный ход.

Процедуры

Старый стандарт ISO 14001 требовал от организаций внедрения широкого спектра процедур. К ним относились процедуры, связанные с экологическими аспектами, процедуры управления юридическими требованиями, процедуры информирования, процедуры коммуникации, процедуры работы с документами, операционные процедуры, процедуры обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям и реагирования на них, процедуры мониторинга и измерений, процедуры оценки соответствия, процедуры управления несоответствиями, процедуры ведения документации и процедуры аудита. Теперь осталась только одна процедура. В новом стандарте ISO 14001:2015 в разделе 8.2 вас просят разработать процедуру обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям и реагирования на них, и это единственная процедура, которую вам нужно разработать. Вместо того, чтобы просить вас написать процедуры, новый стандарт требует, чтобы вы поддерживали и контролировали широкий спектр документов (т. е. задокументированной информации). Поскольку новый стандарт не говорит, как называть эти документы, вы можете называть их процедурами, если хотите. И, конечно, вам по-прежнему нужны документы, только теперь они называются «задокументированной информацией». Так что, хотя на первый взгляд это кажется радикальным изменением, на самом деле это не так.

Обязательные документы и записи, предусмотренные стандартом ISO 14001:2015

Вот документы, которые вам нужно подготовить, если вы хотите соответствовать стандарту ISO 14001:

• Сфера применения EMS (пункт 4.3)
• Экологическая политика (пункт 5.2)
• Риски и возможности, которые необходимо учитывать, и необходимые процессы (пункт 6.1.1)
• Критерии оценки значимых экологических аспектов (пункт 6.1.2)
• Экологические аспекты, связанные с воздействием на окружающую среду (пункт 6.1.2)
• Важные экологические аспекты (пункт 6.1.2)
• Экологические цели и планы по их достижению (пункт 6.2) Оперативный контроль (пункт 8.1)
• Готовность к чрезвычайным ситуациям и реагирование на них (пункт 8.2)

И вот обязательные записи:

• Отчет о соблюдении обязательств (пункт 6.1.3)
• Записи о прохождении обучения, навыках, опыте и квалификации (пункт 7.2)
• Подтверждение связи (пункт 7.4)
• Результаты мониторинга и измерений (пункт 9.1.1)
• Программа внутреннего аудита (пункт 9.2)
• Результаты внутренних аудитов (пункт 9.2)
• Результаты проверки со стороны руководства (пункт 9.3)
• Результаты корректирующих действий (пункт 10.1)

 

Необязательные документы

Существует множество необязательных документов, которые можно использовать для внедрения ISO 14001. Однако, по моему мнению, чаще всего используются следующие необязательные документы:

• Порядок определения контекста организации и заинтересованных сторон (пункты 4.1 и 4.2)
• Порядок выявления и оценки экологических аспектов и рисков (пункты 6.1.1 и 6.1.2)
• Компетентность, обучение и информирование (пункты 7.2 и 7.3)
• Порядок передачи сообщений (пункт 7.4)
• Порядок контроля документов и делопроизводства (пункт 7.5)
• Порядок проведения внутреннего аудита (пункт 9.2)
• Процедура проверки руководством (пункт 9.3)
• Порядок устранения несоответствий и корректирующих действий (пункт 10.2)

 

Ниже приведём непосредственно сами требования стандарта в отношении среды организации:

7 Средства обеспечения

7.1 Ресурсы

Организация должна определить и обеспечить наличие ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания и постоянного улучшения системы экологического менеджмента.

7.2 Компетентность

Организация должна:

1. определять необходимую компетентность лиц(а), выполняющих(его) работу под ее управлени­ем, которая оказывает влияние на экологические результаты деятельности и способность выполнять принятые обязательства;
2. обеспечивать компетентность этих лиц на основе соответствующего образования, подготовки и/или опыта;
3. определять потребности в подготовке, связанные с ее экологическими аспектами и системой экологического менеджмента;
4. там, где это применимо, предпринимать действия, направленные на получение требуемой ком­петентности, и оценивать результативность предпринятых действий.

П р и м е ч а н и е — Применимые действия могут включать в себя, например, проведение подготовки, на­ставничество или перераспределение обязанностей среди имеющихся работников; или же наем лиц, обладающих требуемым уровнем компетентности.

Организация должна регистрировать и сохранять соответствующую документированную инфор­мацию как свидетельство компетентности.

7.3 Осведомленность

Организация должна обеспечить, чтобы лица, выполняющие работу под управлением организа­ции, были осведомлены:

1. об экологической политике;
2. значимых экологических аспектах и имеющих к ним отношение фактических и потенциальных экологических воздействиях, связанных с их работой;
3. о своем вкладе в результативность системы экологического менеджмента, включая пользу от улучшенных экологических результатов деятельности;
4. последствиях несоответствия требованиям системы экологического менеджмента, включая не­выполнение принятых обязательств организации.

 

7.4 Обмен информацией

7.4.1 Общие положения

Организация должна разрабатывать, внедрять и поддерживать процессы, необходимые для внутреннего и внешнего обмена информацией, относящиеся к системе экологического менеджмента, включая в себя:

1. какая информация будет передаваться;
2. когда будет передаваться информация;
3. кому будет передаваться информация;
4. каким образом она будет передаваться.

При разработке процесса(ов) обмена информацией организация должна:

• учитывать принятые ею обязательства;
• убедиться, что передаваемая экологическая информация согласуется с информацией, получа­емой в рамках системы экологического менеджмента, и является достоверной.

Организация должна реагировать на соответствующую информацию о ее системе экологического менеджмента.

Организация должна подходящим для себя способом регистрировать и сохранять документиро­ванную информацию как свидетельство обмена информацией.

7.4.2 Внутренний обмен информацией

Организация должна:

1. подходящим для себя способом осуществлять внутренний обмен информацией, относящейся к системе экологического менеджмента, между различными уровнями и функциями организации, вклю­чая информацию об изменениях в системе экологического менеджмента;
2. обеспечивать, чтобы процесс(ы) обмена информацией позволял(и) лицам, выполняющим рабо­ту под управлением организации, вносить вклад в постоянное улучшение.

7.4.3 Внешний обмен информацией

Организация должна осуществлять внешний обмен информацией, относящейся к системе эколо­гического менеджмента, как это определено процессом(ами) обмена информацией организации и как это требуется ее принятыми обязательствами.

7.5 Документированная информация

7.5.1 Общие положения

Система экологического менеджмента организации должна включать в себя:

1. документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
2. документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспе­чения результативности системы экологического менеджмента.

П р и м е ч а н и е — Объем документированной информации системы экологического менеджмента одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

• размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
• необходимости продемонстрировать выполнение ее принятых обязательств;
• сложности процессов и их взаимодействия;
• компетентности персонала, выполняющего работу под управлением организации.

7.5.2 Создание и актуализация

При создании и актуализации документированной информации организация должна соответству­ющим образом обеспечить:

1. идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер);
2. формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носи­тель (например, бумажный или электронный);
3. анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.

7.5.3 Управление документированной информацией

Документированная информация, требуемая системой экологического менеджмента и настоя­щим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:

1. ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
2. ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности).

Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следу­ющие действия в той степени, насколько это применимо:

• распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
• хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
• управление изменениями (например, управление версиями);
• соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.

Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как не­обходимая для планирования и функционирования системы экологического менеджмента, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.

П р и м е ч а н и е — Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.