В 7 главе стандарта рассматриваются вопросы, связанные со средствами обеспечения
Рассмотрим их подробнее.
В пункте 7 стандарта ISO 45001 рассматриваются ресурсы и поддержка, необходимые для успешной реализации системы управления охраной труда и техникой безопасности. «Поддержка» означает, что организация достигла такого уровня компетентности своих сотрудников и систем, который позволяет успешно реализовывать план по охране труда и технике безопасности. В нем также говорится о необходимости информировать о политике в области охраны труда и техники безопасности, сообщать информацию о системе управления охраной труда и техникой безопасности, определять, с кем следует делиться информацией, управлять документацией, включая отслеживание обновлений, а также контролировать информацию и обеспечивать ее доступность и точность. По сути, система поддержки даёт представление о том, как организация должна поддерживать систему управления охраной труда и техникой безопасности. Успешное управление системой управления охраной труда и техникой безопасности в значительной степени зависит от наличия необходимых ресурсов для выполнения каждой задачи. Это включает в себя наличие компетентного персонала с соответствующим обучением, вспомогательных служб и эффективных средств информации и коммуникации. Организация определяет, какая задокументированная информация необходима для успешной работы системы. Задокументированная информация — это новый термин в стандарте, который означает, что информация может быть в любом формате, на любом носителе или из любого источника. Кроме того, внутренняя и внешняя информация должна распространяться по всей организации, собираться, распространяться и пониматься теми, кто её получает. Решения, которые необходимо принять:
- О чем сообщить?
- Когда сообщить?
- Кому сообщить?
- Как сообщить?
- Как получать и хранить задокументированную информацию и как отвечать на соответствующие входящие сообщения?
Соответственно, термины «документ» и «запись» устарели в новом стандарте, в котором вместо них используется термин «задокументированная информация» для повышения надёжности при обмене информацией в любых средствах массовой информации.
7.1 Ресурсы
Проще говоря, стандарт рекомендует организации предоставлять ресурсы, необходимые для достижения поставленных целей и постоянного совершенствования. Организация должна определять ресурсы и предоставлять ресурсы, необходимые для охраны труда и техники безопасности. Ресурсы могут включать в себя кадровые, природные, инфраструктурные и технологические ресурсы. Кадровые ресурсы включают в себя разнообразие, навыки и знания.
7.2 Компетентность
Компетентность сотрудников должна соответствовать требованиям стандарта ISO 45001:2018, гарантируя, что люди, на которых возложена ответственность за задачи системы управления охраной труда и промышленной безопасностью, обладают необходимыми навыками и уверенностью в своих силах. В связи с этим логично предположить, что опыт, подготовка и/или образование сотрудника должны соответствовать требуемому стандарту, а также что любое необходимое обучение должно быть определено и проведено с применением измеримых действий, предпринимаемых как внутри компании, так и за ее пределами, чтобы обеспечить необходимый уровень компетентности. Как и следовало ожидать, этот процесс и его результаты должны быть зафиксированы в качестве документированной информации для системы управления охраной труда и техникой безопасности. Организация должна обеспечить:
- Работники компетентны, что влияет на производительность OH & S.
- Компетентность соответствует образованию, профессиональной подготовке и опыту.
- Установлены критерии для каждой роли.
- Работники периодически проходят аттестацию, чтобы обеспечить постоянную компетентность в соответствии со своими обязанностями.
- Сохраняется соответствующая документированная информация, свидетельствующая о компетентности.
7.3 Осведомленность
Осведомлённость тесно связана с компетентностью в соответствии со стандартом. Сотрудники должны быть ознакомлены с политикой охраны труда и техники безопасности и её содержанием, а также с любыми текущими и будущими последствиями, которые могут повлиять на их работу, с тем, как их личные результаты влияют на систему управления охраной труда и техникой безопасности и её цели, в том числе с положительными или улучшенными результатами, а также с тем, как плохие результаты могут повлиять на систему управления охраной труда и техникой безопасности. Кроме того, стандарт требует, чтобы работники знали, что они могут отказаться от выполнения работ, которые, по их мнению, представляют опасность для их жизни или здоровья. Работники должны быть:
- Ознакомлен с политикой в области охраны труда
- Последствия несоответствия требованиям по охране труда
- Информация и результаты расследований соответствующих инцидентов
- Опасности, связанные с охраной труда, и связанные с ними риски
7.4 Коммуникация
7.4.1 Общие положения
Необходимо установить и документировать процессы внутренней и внешней коммуникации в рамках системы управления охраной труда и промышленной безопасностью. Ключевые элементы, которые необходимо определить, реализовать и документировать, — это то, что нужно сообщать, как это нужно делать, кто должен получать сообщения и с какой периодичностью. Следует отметить, что любые результаты коммуникации должны соответствовать сопутствующей информации и контенту, создаваемому системой управления охраной труда и промышленной безопасностью, для обеспечения согласованности.
7.4.2 Внутренняя коммуникация
Стандарт рекомендует организациям передавать информацию на разных уровнях и с разной периодичностью, в зависимости от ситуации, и что организация должна следить за тем, чтобы характер и частота передачи информации позволяли постоянно совершенствовать процесс коммуникации.
7.4.3 Внешняя коммуникация
Стандартом организации вновь рекомендуется обеспечить, чтобы коммуникация, связанная с системой управления охраной труда и промышленной безопасностью, осуществлялась в соответствии с установленным процессом, чтобы гарантировать выполнение обязательств и достижение целей.
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
«Задокументированная информация», которая несколько раз упоминается в этом руководстве, относится к документам и записям, необходимым для системы управления охраной труда и техникой безопасности. Требования разработаны таким образом, чтобы каждая организация могла формировать задокументированную информацию в соответствии со своими требованиями, за исключением обязательных компонентов, упомянутых в стандарте и, следовательно, в этом руководстве. Стандарт ISO 45001:2018 гласит, что система управления охраной труда и техникой безопасности должна включать в себя всю задокументированную информацию, которая считается обязательной, а также всё, что считается критически важным для системы управления охраной труда и техникой безопасности и её функционирования. Следует также отметить, что объём задокументированной информации, необходимой организации, будет зависеть от размера, сферы деятельности и сложности обязательств по соблюдению нормативных требований.
7.5.2 Создание и обновление
Стандарт рекомендует, чтобы документация, создаваемая системой управления охраной труда и промышленной безопасностью, содержала соответствующую идентификацию, описание и формат, чтобы можно было легко понять, для чего предназначена задокументированная информация. Также необходимо проверять и утверждать задокументированную информацию на предмет соответствия и точности перед публикацией.
7.5.3 Контроль документированной информации
Стандарт рекомендует, чтобы документация, созданная системой управления охраной труда и техникой безопасности, была доступна и соответствовала своему назначению там и тогда, где и когда это необходимо, была надлежащим образом защищена от повреждения или потери целостности и идентичности, а также чтобы процессы распространения, хранения, доступа, поиска, сохранения и размещения, контроля и утилизации были надлежащим образом обеспечены. Следует отметить, что документированная информация из внешних источников должна контролироваться и обрабатываться аналогичным образом, а уровни доступа к просмотру и редактированию должны тщательно рассматриваться и контролироваться.
Пунктом, где есть ссылка на документированную информацию, являются 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2.2,6.1.3, 6.2.2, 7.2, 7.4, 7.5.1. 7.5.3, 8.1.1., 8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2.2, 9.3, 10.1 & 10.2
Список документов, необходимых для соответствия стандарту ISO 45001:2018
Стандарт ISO 45001 даёт нам некоторое представление о том, какие документы требуются. По сравнению с OHSAS 18001 изменений не так много, но требования к документации проще в применении, следуя логике новых версий других стандартов ISO. Конечно, в стандарте прямо не упоминаются документы и записи, но используется термин «задокументированная информация». Ниже представлен список документов, которые необходимо хранить для соответствия требованиям ISO 45001:
- Область применения руководства по охране труда и технике безопасности (пункт 4.3)
- Система управления охраной труда (пункт 4.4)
- Лидерство и целеустремленность (пункт 5.1)
- Политика в области охраны труда (пункт 5.2)
- Организационные роли, обязанности и полномочия (пункт 5.3)
- Действия по устранению рисков и возможностей (пункт 6.1)
- Оценка рисков, связанных с охраной труда и промышленной безопасностью, и других рисков для системы управления охраной труда и промышленной безопасностью (пункт 6.1.2.2)
- Определение юридических и других требований (пункт 6.1.3)
- Планирование для достижения целей в области охраны труда и техники безопасности (пункт 6.2.2)
- Компетенция (пункт 7.2)
- Сообщение (пункт 7.4)
- Оперативное планирование и контроль (пункт 8.1)
- Подрядчики (пункт 8.1.4.2)
- Готовность к чрезвычайным ситуациям и реагирование на них (пункт 8.2)
- Мониторинг, измерение, анализ и оценка эффективности (пункт 9.1)
- Оценка соответствия (пункт 9.1.2)
- Внутренний аудит (пункт 9.2)
- Обзор со стороны руководства (пункт 9.3)
- Инцидент, несоответствие требованиям и корректирующие действия (пункт 10.2)
- Постоянное совершенствование (пункт 10.2)
Другие подтверждающие документы
Помимо вышеупомянутого списка документов, существуют дополнительные вспомогательные документы, которые могут использоваться для облегчения работы системы управления. Так, обычно используются следующие документы:
- Порядок определения контекста организации и заинтересованных сторон (пункты 4.1 и 4.2)
- Порядок выявления и оценки рисков и возможностей системы управления охраной труда и промышленной безопасностью (пункты 6.1.1 и 6.1.2)
- Порядок проверки компетентности, обучения и осведомлённости (пункты 7.2 и 7.3)
- Порядок передачи сообщений (пункт 7.4)
- Порядок контроля документов и делопроизводства (пункт 7.5)
- Порядок проведения внутреннего аудита (пункт 9.2)
- Процедура проверки руководством (пункт 9.3)
В стандарте также подчёркивается, что важно демонстрировать эффективность системы управления охраной труда и промышленной безопасностью, а не просто разрабатывать бесконечные теоретические процедуры.
Ниже приведём непосредственно сами требования стандарта в отношении среды организации:
7.1 Ресурсы
Организация должна определять и обеспечивать ресурсы, необходимые для разработки, внедрения, поддержания в рабочем состоянии и постоянного улучшения системы менеджмента ОЗБТ.
7.2 Компетентность
Организация должна:
- определять необходимую компетентность работников, которые влияют или могут влиять на показатели в области ОЗБТ;
- гарантировать, что работники компетентны (включая способность выявления опасностей) в силу соответствующего образования, подготовки или опыта;
- предпринимать меры для приобретения и поддержания необходимой компетентности и оценивать результативность предпринятых мер там, где это применимо;
- сохранять соответствующую документированную информацию как свидетельство компетентности.
П р и м е ч а н и е — Возможные действия могут включать в себя, например, обучение, наставничество, изменение функций работающих сотрудников или привлечение по контракту компетентных специалистов.
7.3 Осведомленность
Работники должны быть осведомлены:
- о политике и целях в области ОЗБТ;
- их вкладе в результативность системы менеджмента ОЗБТ, включая позитивные последствия от улучшения показателей в области ОЗБТ;
- воздействии и возможных последствиях при несоответствии требованиям системы менеджмента ОЗБТ;
- инцидентах и результатах их расследования;
- опасностях и рисках в области ОЗБТ, а также разработанных в их отношении мерах;
- способности избежать ситуаций в ходе работы, которые, по их мнению, представляют непосредственную и серьезную опасность для их жизни или здоровья, а также о мерах, защищающих их от негативных последствий этого.
7.4 Обмен информацией
7.4.1 Общие положения
Организация должна разрабатывать, внедрять и поддерживать процесс(ы), необходимый(ые) для внутреннего и внешнего обмена информацией, относящейся к системе менеджмента ОЗБТ, включая определение:
- предмета обмена информацией;
- времени обмена информацией;
- сторон обмена информацией:
- внутри организации на разных уровнях и между различными функциями;
- с подрядчиками и посетителями на рабочих местах;
- другими заинтересованными сторонами;
- способ обмена информацией.
При определении своих потребностей в обмене информацией организация должна принимать во внимание различия (например, пол, язык, культуру, уровень грамотности, ограничения в дееспособности).
При разработке процесса(ов) обмена информацией организация должна учитывать точки зрения внешних заинтересованных сторон.
При разработке процесса(ов) обмена информацией организация должна:
- принять во внимание законодательные и иные требования;
- обеспечивать достоверность и соответствие информации, генерируемой в рамках системы менеджмента ОЗБТ, относительно ОЗБТ, которая должна сообщаться.
Организация должна реагировать на соответствующую информацию, касающуюся ее системы менеджмента ОЗБТ.
Организация должна сохранять документированную информацию как свидетельство ее обмена информацией, если применимо.
7.4.2 Внутренний обмен информацией
Организация должна:
- поддерживать внутренний обмен информацией, относящейся к системе менеджмента ОЗБТ,на разных уровнях и между различными функциями организации, в том числе относительно измененийв системе менеджмента ОЗБТ, если применимо;
- обеспечивать процесс(ы) обмена информацией, который(ые) дает(ют) возможность работникам вносить свой вклад в постоянное улучшение.
7.4.3 Внешний обмен информацией
Организация должна поддерживать внешний обмен информацией, касающейся системы менеджмента ОЗБТ, как это предписано процессом(ами) обмена информацией самой организации, и принимать во внимание законодательные и иные требования.
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система менеджмента ОЗБТ организации должна включать в себя следующее:
- документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
- документированную информацию, признанную организацией необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента ОЗБТ.
П р и м е ч а н и е — Объем документированной информации по системе менеджмента ОЗБТ может отличаться в разных организациях в силу:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
- необходимости демонстрировать соблюдение законодательных и иных требований;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности работников.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:
- идентификацию и описание (например, название, дата, автор или ссылочный номер);
- формат (например, язык, версия программного обеспечения, графики) и носитель (например,бумага, электронный вид);
- пересмотр и утверждение пригодности и соответствия.
7.5.3 Управление документированной информацией
Документированная информация, требуемая системой менеджмента ОЗБТ и настоящим стандартом, должна быть управляемой для обеспечения:
- доступности и пригодности, где и когда она необходима;
- надлежащей защиты (например, от потери конфиденциальности, неправильного использования или потери целостности).
Для управления документированной информацией организация должна осуществлять следующие действия, насколько это применимо:
- рассылать, обеспечивать доступ, поиск и использование;
- хранить и сохранять в надлежащем состоянии, включая сохранение читаемости;
- контролировать изменения (например, контроль версий);
- устанавливать срок хранения и методы уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, признанная организацией необходимой для планирования и функционирования системы менеджмента ОЗБТ, должна быть идентифицирована соответствующим образом и управляться.
П р и м е ч а н и я
- Термин «доступ» может подразумевать решение относительно разрешения только просматривать документированную информацию или разрешения и полномочий просматривать и изменять документированную информацию.
- Доступ к соответствующей документированной информации включает в себя доступ для работников и, при наличии, представителей работников.
