За последние 18 месяцев у нас был большой опыт дистанционных аудитов, и мы многому научились. Что-то было хорошо, а что-то пошло не так. В этой статье нам бы хотелось рассказать вам о различных случаях, чтобы вы были лучше подготовлены к предстоящему виртуальному / дистанционному аудиту. Я разобью их на офисные процессы и производственные процессы, поскольку у каждого типа аудита есть свои проблемы.
Офисные процессы
Многие офисные процессы легко управляются и контролируются удаленно с помощью приложений для совместного использования, таких как: MS Teams, GoToMeeting, Webex, Zoom и т. д. Все эти приложения работают примерно одинаково, но ваша команда должна знать, как их использовать. Например, представитель руководства нашел время, чтобы узнать, как использовать инструмент, но многие аудитируемые, возможно, не имели такого большого опыта работы с ними, особенно если они работали не из дома.
Некоторые ключевые моменты, которые следует знать:

• Веб-версии этих инструментов не обладают теми же возможностями, что и загруженное приложение. Например, веб-версия может не позволять пользователю делиться своим экраном. Это очень важно во время аудита.
• Веб-версия может не поддерживать совместное управление клавиатурой и мышью. Аудитируемому легче просто позволить аудитору прокручивать документ самостоятельно, чем слушать его / ее команды («прокрутите вверх, не так далеко, прокрутите вниз, увеличьте» и т. Д.)
• Если в конференц-зале работает несколько человек, и все они подключены к собранию, активным может быть только один микрофон, в противном случае возникнут очень раздражающие помехи.
• Кроме того, если у вас есть группа людей в конференц-зале, все они могут быть в масках из-за политики компании, а некоторые маски действительно портят звук микрофона. Возможно, мы вообще не сможем услышать этого человека. Сначала потренируйтесь, если таков план аудита.
• Если кто-то планирует использовать два монитора, ему следует потренироваться, какой из них используется совместно.
• Персонал, который будет предоставлять общий доступ к различным документам, должен «предоставлять общий доступ к экрану», а не «предоставлять общий доступ к документу». Таким образом, они могут легко переключаться между разными документами. Если они выбирают «поделиться документом», они должны «отменить общий доступ» перед «повторным совместным доступом», чтобы отобразить следующий документ.

Производственные процессы
Некоторые из тех же приложений могут использоваться для производственной части аудита, поскольку все они взаимодействуют с камерой компьютера или с внешней камерой. Звук, наверное, самая большая проблема во время аудита.
Некоторые ключевые моменты, которые следует знать:

• Для стабильности видео гораздо лучше иметь камеру на колесах, чем переносить компьютер или внешнюю камеру в руке. Многие люди кладут свой компьютер на тележку и подталкивают его в производстве. Я видел, как другие устанавливали iPad на подвижный штатив. Любой из этих методов привносит стабильность в видео, которое видит аудитор.
• Я лично испытал нательные камеры, но они тоже подойдут. Просто тренируйтесь с ними. В вашем местном магазине электроники есть много вариантов для вас и множество ценовых диапазонов.
• Наличие компьютера на колесах также снижает усталость человека, который его держит. Аудитор обращается к сотруднику производства, как правило, на продолжительное время. Хотя компьютер весит всего пару фунтов, он становится действительно тяжелым в течение 20 минут или около того.
• Звук – это большая проблема, но небольшие технологии имеют большое значение. Шумоподавление – ключ к успеху. Микрофоны с шумоподавлением на вашем конце значительно упрощают жизнь аудитора. Шумоподавляющие гарнитуры облегчают жизнь аудитируемого. Полноценные наушники-вкладыши лучше всего подходят для шумоподавления в очень шумных местах.
  Если производство относительно тихое, есть комбинации микрофона / динамика с шайбой с шумоподавлением, которые хорошо работают, и каждый может слышать разговор.
• Уровень сигнала Wi-Fi следует проверять на всех участках предприятия и при необходимости добавлять усилители сигнала.
• Аудитор, вероятно, будет просматривать некоторые записи на полу, на стенах. Если это бумажные копии, потренируйтесь просматривать их в камеру, чтобы увидеть, насколько они будут четкими.

Общее

• Ключевым моментом является тестирование. Это легко сделать заранее, а затем будет подтверждено аудитором. Некоторые стандарты требуют тестирования, но это отличная идея, независимо от того, требуется оно или нет.
• По возможности включите камеры, чтобы аудит выглядел как лицом к лицу.
• Иногда мощность Wi-Fi может побудить вас выключить камеру для экономии полосы пропускания, и это нормально.
• Есть два способа настроить веб-встречи. Либо однодневная сессия, либо индивидуальные занятия. Одна длинная сессия обладает гибкостью. Отдельные сессии помогают вести аудит по графику. Лично мне нравится гибкость.
• Не забывайте делать перерывы, чтобы размяться и отдохнуть от экрана.