Документированная информация — это название главы 7.5 всех стандартов на системы менеджмента Международной организации по стандартизации (ИСО), опубликованных с 2012 года. Это делает ее неотъемлемой частью общей базовой структуры современных стандартов на системы менеджмента, так называемой структуры высокого уровня. (HLS). С существенным пересмотром ISO 9001 (менеджмент качества) и ISO 14001 (экологический менеджмент) в 2015 году этот термин стал известен более широкому кругу пользователей.
В более ранних версиях международных стандартов для систем менеджмента все еще говорилось о «документации», «требованиях к документации», «документах» и «записях». Теперь стандарты ISO обобщают эти термины в разделе «документированная информация».
Однако для обычных пользователей использование собирательного термина не является обязательным. Те, кто желает, конечно, могут продолжать использовать собственные условия компании в своей документированной информации и при работе с ней. Однако необходимо обеспечить, чтобы использование терминов было систематическим и единообразным. Например, это не должно приводить к каким-либо недоразумениям при проведении внешних сертификационных аудитов.
Как определяется документированная информация?
Международный стандарт ISO 9000:2015 определяет принципы и термины системы менеджмента качества. В главе 3.8.6 она описывается как «информация, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией». Это включает в себя носитель, на котором содержится информация. Какой носитель использовать, зависит от вашей организации. Сегодня они все чаще включают фотодокументацию, видео, аудиоформаты и интерактивные инструкции для оператора.
Определение в ISO 9000 также делает различие между тремя областями, которые представляют следующее:
- Система менеджмента и ее процессы
- Деятельность вашей компании
- Свидетельство результатов
Является ли любая документированная информация «документированной информацией»?
Тот, кто думает, что документированная информация в смысле стандарта существует, как только документирована какая-либо информация, ошибается. Статус «документированной информации» зависит от того, предусматривает ли стандарт, например ISO 9001, что определенная информация также должна быть документирована. Если да, то это отмечено в соответствующих главах и соответствующем требовании.
Кроме того, информация, которая не требуется стандартом, но записана, может при определенных обстоятельствах стать документированной информацией в смысле стандарта. Это действует, если ваша компания считает эту информацию необходимой для эффективности своей системы управления. Если, например, доступен список данных о соответствующих заинтересованных сторонах компании, это не является документированной информацией в смысле стандарта. Это потому, что такой список не требуется по стандарту. Однако, если ваша компания считает этот список важным для эффективности системы управления, он может стать «настоящей» документированной информацией.
Создание документированной информации?
Однако глава 7.5.2 известных стандартов ISO накладывает некоторые основные требования на создание и обновление документированной информации. Они варьируются от маркировки до соответствующего формата и проверки пригодности и адекватности самой информации. К управлению (глава 7.5.3) также предъявляются определенные требования, важнейшие из которых касаются его доступности и защиты.
Другие требования направлены на распространение, возможность обнаружения, доступ и использование, хранение и регистрацию, сохранение и мониторинг изменений. Очень важное требование касается сохранения в качестве доказательства соответствия. Помимо важности для системы управления, этот аспект также может играть очень важную роль в контексте правовых вопросов.
Что именно должно быть задокументировано?
Что именно должно быть задокументировано, указано в отдельных главах стандарта. Примерами этого являются политика в области качества, цели в области качества или подтверждение компетентности. Однако обязательство создавать, поддерживать или сохранять документированную информацию различается в зависимости от стандарта.
Что касается сферы охвата, то примерно применимо следующее: чем крупнее компания, чем сложнее процессы и чем шире обязательство по предоставлению доказательств, тем шире оно должно быть. Отрасль и компетентность сотрудников, работающих в компании, также играют важную роль.
Является ли руководство по управлению качеством по-прежнему обязательным?
Руководство по управлению качеством больше не требуется после пересмотра ISO 9001 в 2015 году. Решение об отказе от него принимает во внимание общую тенденцию современных стандартов ISO на системы менеджмента предоставлять обычным пользователям больше свободы при разработке своей системы менеджмента. Однако в то же время от высшего руководства все чаще требуется брать на себя ответственность и подотчетность.
Вывод: документированная информация
Документированная информация является названием главы 7.5 всех действующих стандартов ISO на системы менеджмента и, таким образом, является неотъемлемой частью их общей базовой структуры (High Level Structure / HLS). Собирательный термин заменяет прежние требования к документации, документам и записям.
Согласно международно-признанному стандарту управления качеством ISO 9000:2015, документированная информация — это «информация, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией». Однако формат и носитель не указаны, они просто должны быть подходящими. К управлению и обслуживанию такой информации предъявляются конкретные требования без указания ее объема. Это зависит от типа, размера и сложности компании и ее процессов. Документированная информация называется таковой, если она является требованием соответствующего стандарта или если компания считает ее необходимой для эффективности системы менеджмента.
